Tekniker för tidshantering kan hjälpa dig att planera, organisera och prioritera aktiviteter varje dag eller för längre perioder (vecka, månad, år). Dessa metoder är dock inte alltid effektiva eftersom de är baserade på universaltid (klocktid) och inte på varje persons tidsuppfattning kopplade till aktiviteter som ska göras. Tidshantering måste göras varje dag.
För att bättre lägga upp din tid och att slutföra aktiviteter på en speciell dag kan du använda dig av följande steg:
- Arbetsplatsen bör vara städad och utan störande faktorer (telefon, e-post, internet, TV, vänner, sociala medier, dator- eller TV-spel), detta kommer att förbättra koncentrationen. Det har bevisats att om vi distraheras av en aktivititet tar det minst 10 minuter att återgå till den första aktiviteten.
- Gör en lista över alla aktiviteter för den dagen. För varje aktivitet bestämmer du vikt och grad av brådska och sätt ett tidsintervall (början-slut) under vilket du genomför aktiviteten. Om aktiviteten sträcker sig över en längre tid, dela upp den i underaktiviteter. Identifiera för varje aktivitet platsen (t.ex. kontor, läsrum).
- Prioritera aktiviteter med hjälp av Eisenhowerprincipen (kapitel 1.2.2) och organisera dem i en agendalista. Aktiviteterna bör placeras i agendan så att de svåraste schemaläggs när du är som mest produktiv (enligt dygnsrytmen). Om två aktiviteter har lika vikt och är lika brådskande kan du tilldela dem rang (t.ex mer viktig, mindre viktig). Aktiviteter som innebär kreativitet bör genomföras när du har mindre energi. Icke brådskande aktiviteter och oviktiga aktiviteter bör schemaläggas på perioder av lägsta energi (exempelvis svara på e-post, chatt eller telefon, läsa nyheter eller informationssökande på internet, konversationer med andra).
- Planera avslappnande pauser mellan aktiviteterna eller gör något som flyttar din uppmärksamhet från den aktuella aktiviteten. Några möjliga aktiviteter är:
- Före varje planerad aktivitet, schemalägg några minuter för att uppskatta förväntade resultat. Efter varje aktivitet bör du planera några minuter till att utvärdera uppnådda resultat.
- Res dig från skrivbordet och gör några fysiska övningar.
- Utöva någon sport.
- Gå upp och ner för några trappor.
- Ät ett litet mål eller nyttigt mellanmål.
- Håll dig hydratiserad. Vatten är bäst.
- Omorganisera listan av aktiviteter då och då. Vikten och nivån av brådska för aktiviteterna kan förändras under dagen.
- Sök hjälp när du får problem (vänner, lärare, internet, dokument).
- Vila minst 7-8 timmar per natt för att hålla dina energi- och produktivitetsnivåer höga.
- Sätt en tidsram för att besvara e-post.
- Sätt inkommande mail-signalen på ljudlöst.
- Sätt statusen “Upptagen” på chattapplikationer.
- Stäng av telefonen eller skapa listor för användare som du måste svara och ignorera samtal tills du tar paus.
- Läs nyheterna i början eller slutet av dagen.
- Gå inte in på sociala medier under planerade aktiviteter.
- Stäng dörren och sätt upp en skylt med “stör ej”.
- Använd hörlurar så att du inte hör dina rumskompisar.
- Sortera regelbundet i mappar och böcker.
Arbetsplatsen ska vara bekväm och praktisk. Här är några tips som kan förbättra arbetsvillkoren:
- Kontorsstolen ska ha rätt höjd.
- Skrivbordets position bör vara nära en naturlig ljuskälla, om det inte går, se till att skrivbordet är väl upplyst.
- Väggarna kan dekoreras med naturbilder, vilket ökar kreativiteten.
- Lyssna på musik för att öka koncentrationen och inte höra oljud. Lyssna på instrumentell musik eller ”vitt” brus (lugnande ljud).
